Waarom toch zo ingewikkeld? Pleidooi voor mensen in plaats van systemen

Ik wilde weten hoe ik een groep studenten van buiten de eigen hogeschool hun certificaten kon geven. Dat was in het verleden iedere keer weer een heel gedoe gebleken waarmee tientallen mensen zich bemoeiden (gewoon cijfers op een rijtje, papieren uitdraaien, handtekening eronder, daar heb je toch geen HBO opleiding voor nodig zou je denken) maar eindelijk, dit jaar, dacht ik te weten waar ik aan toe was. Ik moest zijn bij, laten we haar noemen, Marietje van Studievoortgang.

Vandaar vanmorgen een mailtje gestuurd aan Marietje. Helaas
kreeg ik meteen een automatisch mailtje terug. Marietje was door persoonlijke omstandigheden voorlopig niet meer aanwezig. En vragen over diploma's moesten nu niet meer naar studievoortgang maar naar de afdeling diplomaproces. Er waren zelfs drie van die afdelingen, op verschillende faculteiten een. En ze heetten ook niet overal hetzelfde:

Weer een afdeling erbij dacht ik meteen, nou ja drie. Mailtje dus naar diplomaproces.

Ondertussen kreeg ik van de afdeling studievoortgang een mailtje dat mijn eerste mailtje, aan Marietje dus, geregistreerd was onder nummer M 16062148.

Enkele minuten later kreeg ik van dezelfde afzender, dus weer studievoortgang en niet diplomaproces, een mailtje dat mijn tweede mailtje geregistreerd was onder nummer eindigend op 2150.

Omdat ik nogal gevoelig ben voor dit soort onduidelijkheden stuurde ik een mailtje met de vraag wat het nut is van het onderscheid tussen studievoortgang en diplomaproces als een en ander dezelfde plek terecht komt. En natuurlijk, dom van me, kreeg ik meteen weer een mailtje, nr 2151.

Is er nu echt niemand die begrijpt dat dit volslagen waanzin is? De suggestie achter dit alles is vanzelfsprekend beheersbaarheid. Maar het resultaat is verwarring - en ergernis.

Zoals mijn mantra sinds lang luidt: de oplossing is het probleem. Hou op met al die oplossingen, laat me gewoon een mailtje naar Marietje sturen en als die ziek is naar Natasja, cut the crab!

Overigens stuurde ik voor de test ook nog mailtjes naar de diplomaprocesafdelingen op de andere faculteiten. En ja hoor, het zou eens niet zo zijn, geen wonder dat we ondertussen wel 75 nummers verder waren.

Weet je wat het verschil is tussen managers en hun assistenten aan de ene en professionals aan de andere kant? Laatstgenoemden hebben klussen die op een gegeven moment klaar zijn en dan komen er nieuwe klussen. Eerstgenoemden hebben zeeën van tijd en die moeten ze vullen. Hoe ze dat doen? Door oplossingen te verzinnen, voor zichzelf en de professionals.